Obsah
Informace o zpracování osobních údajů
Správce osobních údajů město Letovice, Masarykovo nám. 210/19, 679 61 Letovice, IČ: 00 280 518, (dále jen „správce“) má povinnost poskytovat subjektům údajů v souladu s čl. 12 a násl. obecného nařízení o ochraně osobních údajů informace o zpracování osobních údajů. Ochranu osobních údajů považujeme za jeden z klíčových úkolů pro ochranu oprávněných zájmů fyzických osob.
Kdo je subjekt údajů?
Subjektem údajů jsou všechny fyzické osoby, jejichž osobní údaje zpracováváme (např. účastníci správních řízení, občané při vyřizování záležitostí v samostatné či přenesené působnosti obce, smluvní partneři, jde-li o fyzické osoby, jednající osoby právnických osob, zaměstnanci správce). Subjektem údajů nejsou právnické osoby.
Na koho se může subjekt údajů obrátit?
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů a výkonem Vašich práv podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů se na nás v případě potřeby můžete obrátit na níže uvedených kontaktech:
Kontaktní adresa:
Městský úřad Letovice
Masarykovo nám. 210/19
679 61 Letovice
E-mailová adresa:
mu.podatelna@letovice.net
Jako orgán veřejné moci jsme byli povinni jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů, na kterého se můžete rovněž obracet. Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů:
Titul, jméno, příjmení:
Mgr. Hynek Růžička, LL.M.
E-mailová adresa:
poverenec@erudit.cz
Pro jaký účel a na základě jakého oprávnění jsou osobní údaje zpracovávány?
Zpracování osobních údajů je prováděno především za účelem naplňování našich povinností v samostatné nebo přenesené působnosti obce. Tyto činnosti jsou regulovány řadou právních předpisů, které obcím stanoví, v jakém rozsahu, příp. i po jakou dobu jsou povinny zpracovávat osobní údaje. Mezi tyto činnosti patří volební agenda, činnosti spojené s jednáním orgánů obce, výběrová řízení na obsazování pozic úředníků, vedení úřední desky, poskytování a přijímání dotací a darů, investice, řešení stížností a poskytování informací, přestupková agenda a správní řízení, agenda dopravy a silničního hospodářství, ochrany přírody a krajiny, stanoviska k územnímu a stavebnímu řízení, ztráty a nálezy, vidimace a legalizace, oceňování významných výročí a jubileí občanů. Zpracování je v těchto případech nezbytné pro plnění právní povinnosti správce a pro plnění úkolů ve veřejném zájmu nebo výkonu veřejné moci, kterým jsme pověřeni.
Pokud zpracování osobních údajů provádíme na základě Vašeho souhlasu, pak je to výhradně za účelem Vámi vyjádřeným v souhlasu se zpracováním osobních údajů, s nímž Vás vždy seznámíme před jeho udělením. Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem sleduje zefektivnění komunikace mezi občanem a úřadem, snadnější přístup občanů k informacím nebo propagaci činnosti obce a účast veřejnosti na dění v obci.
V případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na plnění právních povinností a jejich poskytování je zákonným požadavkem, jste povinni osobní údaje poskytnout. V případě jejich neposkytnutí nemůžeme naplnit zákonné požadavky, což může vést ke zmaření prováděných úkonů.
Pokud je poskytování osobních údajů smluvním požadavkem nebo požadavkem, který je nutno uvést do smlouvy (a nejde o plnění právních povinností), může dojít v případě odmítnutí poskytnout nám Vaše osobní údaje k situaci, kdy nebude možno smlouvu uzavřít nebo Vám vyhovět. Nikdy však nepodmiňuje uzavření smlouvy poskytnutím těch osobních údajů, které nejsou pro řádné uzavření smlouvy nezbytné. O tom, jaké osobní údaje jste povinni poskytnout, Vás naši úředníci budou vždy informovat.
Osobní údaje Vámi sdělené nezpracováváme pro jiné účely, než pro ty, které jste nám sdělili v okamžiku jejich předání. Pokud bychom hodlali zpracovávat tyto osobní údaje pro jiné účely, před vlastním zahájením zpracování Vám o tom poskytneme informace, jakož i další informace nezbytné k uplatnění Vašich práv.
Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme?
- identifikační a kontaktní údaje smluvních partnerů a jejich zaměstnanců, bankovní údaje a identifikační údaje podnikajících fyzických osob,
- identifikační a kontaktní údaje občanů,
- identifikační, kontaktní, demografické, ekonomické a další údaje, které nám ukládají právní předpisy, zejména pro vedení úředních jednání a povinně zveřejňovaných dokumentů na úřední desce,
- údaje z komunikace sdělených občany při úředních jednáních,
- osobní údaje vyjádřené ve Vašem případném souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo které nám poskytnete v souladu s Vašim oznámením, žádostí nebo podnětem,
- osobní údaje, které nám předávají jiné orgány nebo organizace.
Jakým způsobem osobní údaje získáváme?
Pokud osobní údaje nezískáme přímo od Vás, můžeme je získávat z veřejných zdrojů (např. z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, administrativního registru ekonomických subjektů, příp. dalších veřejně dostupných evidencí a zdrojů) nebo neveřejných registrů, do nichž máme na základě příslušných oprávnění povolen přístup, příp. z dalších zdrojů, kterými mohou být jiné organizace, žadatelé, účastníci řízení, smluvní partneři a mnoho dalších subjektů.
Jakým příjemcům osobní údaje poskytujeme?
Osobní údaje poskytujeme příjemcům, jimž jsme je povinni poskytovat na základě příslušných právních předpisů (např. ministerstvům a jiným ústředním orgánům, zdravotním pojišťovnám, České správě sociálního zabezpečení, finančním úřadům, úřadům práce), dále pak smluvním stranám, které jsou účastníky smluvních vztahů s obcí, zdravotnickým zařízením, pojišťovnám, veřejnosti v případech, kdy jsou informace povinně zveřejňovány prostřednictvím úřední desky, účastníkům správních řízení, žadatelům, příp. dalším oprávněným subjektům s ohledem na specifická zpracování. Příjemcem osobních údajů nejsou subjekty, jejichž činnost nesouvisí s našimi činnostmi, ledaže byste s tím vyslovili souhlas.
Předávat osobní údaje do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím nemáme v úmyslu.
Po jakou dobu jsou osobní údaje ukládány?
Osobní údaje jsou uloženy po dobu, kterou stanoví příslušné právní předpisy, pokud takové zpracování ukládají. V ostatních případech je doba uložení osobních údajů stanovena jako doba nezbytná k plnění našich úkolů, k uplatnění Vašich práv nebo oprávněných zájmů, práv nebo oprávněných zájmů správce nebo třetích osob nebo jako doba potřebná k obhajobě právních nároků obce. Dobu uložení osobních údajů rovněž stanoví příslušné požadavky Evropské unie, zejména v oblasti poskytování dotací. Při stanovení doby uložení osobních údajů zohledňujeme veškeré aspekty daného zpracování a Vaše zájmy, příp. oprávněné zájmy třetích stran, zejména, aby byly osobní údaje uchovávány jen po nezbytně nutnou dobu.
Doba uložení osobních údajů vyplývá ze spisového řádu, který pravidelně revidujeme a aktualizujeme. Jednotlivé doby uložení jsou projednávány s místně příslušným okresním archivem.
Jakým způsobem a jakými prostředky je zpracování prováděno?
Ke zpracování osobních údajů dochází jak automatizovaně, tak v listinné podobě. Způsob zpracování je závislý na typu agendy, příp. na povinnostech uložených právními předpisy (např. agenda CzechPoint).
V rámci zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování. Rozhodování je vždy založeno na rozhodnutí úředníků.
Profilování nevyužíváme, ledaže by toho bylo třeba pro efektivní uplatnění Vašich práv nebo by takový způsob zpracování vyplýval z obecně závazného právního předpisu.
Ve vymezených případech ke zpracování osobních údajů používáme zpracovatele, kteří jsou vázáni stejnými povinnostmi, jaké máme sami ve vztahu k subjektům údajů. Se zpracovateli uzavíráme smlouvy o zpracování osobních údajů, které specifikují pokyny pro zpracování a jejich povinnosti.
